Terça-feira, 12 de Dezembro de 2017
ISSN 1519-7670 - Ano 19 - nº969

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Técnicas para não ser escravo do smartphone

Por Jennifer J. Deal em 04/11/2014 na edição 823
Reproduzido do Valor Econômico/ The Wall Street Journal, 31/10/2014

Eles são convenientes. E nos permitem trabalhar em qualquer lugar, a qualquer hora. Mas também mexem com nossa ansiedade e insegurança e nos deixam muito mais presos ao trabalho do que antes.

Minhas pesquisas mostram que as pessoas usam tanto seus smartphones fora do expediente – para ler e responder a um fluxo constante de e-mails – que muitas acabam trabalhando 13 horas por dia ou mais. E não fazem isso porque querem. Fazem porque se sentem compelidas e porque o smartphone torna isso tão fácil.

Quer mostrar que você é uma pessoa dedicada e pronta para atender às necessidades da empresa? O smartphone torna sedutoramente simples responder e-mails imediatamente, a qualquer hora. E como isso é tão fácil, os funcionários começam a se preocupar quando não respondem às mensagens de imediato. Especialmente se os colegas parecem estar escrevendo e respondendo e-mails mais do que eles.

E as empresas intensificam esse processo. Elas não só esperam que as pessoas estejam disponíveis a qualquer hora, como também tornam isso necessário ao desperdiçar o tempo dos funcionários durante o expediente normal, ocupando seus dias com reuniões intermináveis, por exemplo.

A vida das pessoas está mais presa ao trabalho do que nunca, o tempo dos funcionários foi desvalorizado porque deixou de ser finito e as ineficiências se espalharam de forma incontrolável nas organizações.

Há empresas que tentam resolver esses problemas incentivando os funcionários a fazer coisas como uma triagem mais eficiente da caixa de entrada ou a desativar o e-mail após o expediente ou durante as férias. Mas essas soluções ignoram o fator humano: a ansiedade que faz as pessoas sentirem que precisam estar sempre acessíveis.

Uma abordagem melhor seria usar a mesma tecnologia que complica a nossa vida para aliviar a pressão que sentimos. Eis como algumas modificações simples nos smartphones e no software poderiam conter a influência desses aparelhos e facilitar a nossa vida.

Estabelecer limites

Todo mundo tem sua caixa de entrada abarrotada com mensagens que são enviadas para uma dúzia de pessoas ou mais, seguidas por respostas copiadas para todo mundo que recebeu a mensagem original. Talvez todos precisem ler a mensagem original, mas é raro que todos precisem ver cada uma das respostas. Muitos e-mails que são respondidos a todo o grupo que recebeu a mensagem não passam de uma atitude política, quando alguém tenta passar uma boa imagem concordando com o que foi dito na mensagem original ou aproveita a oportunidade para mencionar seus próprios projetos.

A solução é restringir o uso do “Responder a todos”. As empresas poderiam definir um limite para o número de pessoas que vão receber um desses e-mails. Especialistas dizem que, em muitos casos, esse recurso pode ser posto em prática pelos administradores de sistemas, usando os softwares disponíveis.

Forçar remetentes a priorizar

Mas o “Responder a Todos” faz parte de um problema maior: nem todos os e-mails são igualmente urgentes ou exigem resposta. Ainda assim, geralmente os funcionários têm que percorrer todas as mensagens para determinar a importância de cada uma e se requer resposta.

Para isso também já há uma solução disponível: o Microsoft Outlook permite que o remetente coloque um “rótulo” no e-mail informando se ele exige resposta, é somente para informação ou não necessita de resposta, entre outras opções. Ele também permite incluir um lembrete especificando para quando é preciso uma resposta. Se os e-mails fossem rotulados dessa forma, o destinatário poderia priorizar e responder de forma mais eficiente. Mas o remetente teria que ter cuidado para não exagerar a prioridade dos seus e-mails – dizer que alguma coisa precisa de uma resposta rápida, quando não precisa – para não ganhar a reputação de ser aquele que pede socorro sem necessidade.

Uma solução simples de programação também poderia exigir que o campo “prioridade” seja preenchido antes do envio do e-mail, assim como um e-mail não pode ser enviado sem o endereço do destinatário.

Colocar e-mails em espera

Há outra vantagem em atribuir códigos aos e-mails: o sistema pode ser configurado para restringir o tráfego de mensagens para smartphones após o expediente. Ele poderia, por exemplo, determinar que só os e-mails rotulados como “resposta imediata necessária” ou vindos de endereços específicos fossem enviados aos smartphones depois de certo horário. Os demais ficariam esperando na caixa de entrada até que o funcionário voltasse a ligar seu computador no escritório.

Assim, ele poderia dar atenção às questões verdadeiramente urgentes e, por outro lado, quem tiver uma ideia depois do horário de trabalho e quiser comunicá-la antes que se esqueça, não precisa se preocupar se vai perturbar o destinatário.

Impedir excesso de reuniões

Outra razão que faz as pessoas ficarem presas aos seus smartphones após o expediente é o fato de terem passado o dia em reuniões. A tecnologia também pode ajudar a combater isso. As empresas poderiam usar seus sistemas de calendário, como o do Outlook, para reservar períodos de tempo automaticamente para que o trabalho possa ser realizado durante o expediente.

Pode-se, por exemplo, configurar o calendário de modo que os funcionários simplesmente não possam ser convocados para mais de cinco horas de reuniões por dia. Segundo especialistas, isso é algo que poderia ser feito com uma simples solução de software. Assim, as pessoas também encontrariam formas de tornar as reuniões mais eficientes.

Em última análise, é claro, a tecnologia não pode mudar a nossa convicção de que temos que responder e-mails de imediato e estar sempre conectados. Mas assim como a tecnologia atual permite realizar nossos desejos mais desesperados e intensifica nossa insegurança, podemos virar a mesa e usá-la para nos proteger. Talvez possamos ser mais produtivos e também voltar a viver mais a nossa vida, e ao mesmo tempo manter a opção de trabalhar em qualquer lugar, a qualquer hora.

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Jennifer J. Deal é pesquisadora do Centro para Liderança Criativa e do Centro para Organizações Eficazes da Universidade do Sul da Califórnia

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