Embora o uso de e-mail entre pessoas físicas esteja caindo em desuso, o uso da ferramenta continua em alta nas empresas, de acordo com um estudo feito pelo Radicati Group. Enquanto a troca de e-mails pessoais cai de 3% a 4% ao ano, o número de mensagens eletrônicas corporativas deve crescer, em média, 13% ao ano até 2016. E por mais que enviar ou receber um e-mail, hoje em dia, seja uma tarefa banal na rotina de trabalho, essa atividade requer cuidados. “O e-mail é, sem dúvidas, uma ferramenta sensacional. Mas virou um remédio para todos os males. Especialmente entre os profissionais mais jovens, que, em muitos casos, usam o e-mail até como escudo, para não precisar tratar ao vivo de assuntos desagradáveis ou comprometedores”, afirma Sergio Guimarães, autor do e-book E-mail eficaz e consultor da Academia do Tempo, empresa especializada em administração de tempo, produtividade e qualidade de vida.
Guimarães ressalta que o e-mail costuma ser eficaz quando o assunto não for urgente e os envolvidos não estiverem disponíveis; para tratar de assuntos simples, como agendar uma reunião, enviar arquivos ou informações, atualizar um relatório ou plano de ação; quando for indispensável formalizar a troca ou a solicitação de informações; nos processos que envolvem responsabilidades compartilhadas e quando for necessário enviar arquivos ou links. Mas é melhor não utilizar o e-mail quando o assunto for pontual ou urgente e demandar uma resposta imediata; quando for preciso negociar, influenciar pessoas ou partilhar informações confidenciais; quando o assunto demandar a participação intensa de várias pessoas; e em discussões delicadas que possam gerar algum conflito, desconforto ou constrangimento para os envolvidos.
Veja algumas dicas do autor para utilizar o e-mail de forma mais efetiva e eficaz no trabalho.
1. Pense antes de enviar
Lembre-se de que o e-mail não é uma ferramenta segura, confidencial e sigilosa. Depois de enviado, você perde totalmente o controle sobre a mensagem, que pode ser encaminhada para muitas pessoas e lidas por pessoas impróprias – ou, ainda, publicada no Facebook ou em outras redes sociais. Antes de enviar, procure se perguntar “O que aconteceria se o meu chefe lesse esse e-mail?” ou “O que aconteceria se toda a empresa tivesse acesso a este email?” Na dúvida, é melhor não mandar.
2. Menos cópias
Evite copiar suas mensagens para vários destinatários. A quantidade de e-mails que você recebe é diretamente proporcional à quantidade de e-mails que você envia. Em média, para cada cinco e-mails que você envia, três são respondidos. Logo quanto menos e-mails e cópias dos seus e-mails você enviar menos respostas vai receber. Quando for inevitável, prefira utilizar a opção cópia oculta (Cco), o que impede que os destinatários respondam a mensagem para todos, iniciando uma infindável progressão geométrica de e-mails.
3. Clareza
Informe com clareza o conteúdo do e-mail no campo assunto. E-mails com assuntos vagos ou com o título em branco são facilmente deletados ou ignorados.
4. Contato
Forneça informações completas de contato. Nunca deixe de enviar um e-mail com seu telefone e endereço, já que o destinatário pode preferir ligar ou enviar um material pelo correio – sem precisar enviar mais um e-mail pedindo as informações de contato.
5. Leveza
Evite anexar arquivos muitos pesados. Serviços como Sendspace ou o Dropbox facilitam no envio e compartilhamento sem lotar ou travar a caixa postal do destinatário.
6. Confirmação
Desabilite a opção de solicitação automática de confirmação de leitura, disponível em programas como o Outlook. Quando necessário solicite a confirmação de recebimento diretamente no texto do e-mail.
7. Objetividade
Ganhe tempo e poupe seu destinatário de abrir alguns e-mails inserindo respostas breves e objetivas no campo assunto. Evite também encaminhar um novo e-mail se a resposta for apenas um “Ok” ou “Obrigado”.
8. Resposta automática
Mensagens automáticas como “Recebemos seu e-mail. Em breve entraremos em contato” são dispensáveis. Já o uso do assistente de ausência temporária é recomendado em períodos de férias ou afastamentos mais longos: a mensagem deve informar o período de ausência e oferecer um ou mais contatos alternativos.
9. E-mails impróprios
Não faça contatos profissionais com e-mails impróprios tais como fabiojunioreuteamo@xxx.com.br ou batatinha123@yyy.com. Também não se deve usar o e-mail corporativo para enviar seu currículo para outras empresas.
10. Telefone
Se tiver pressa para resolver um assunto, telefone. Não mande um e-mail para, logo em seguida, ligar para cobrar um retorno. Por mais que o e-mail seja entregue imediatamente, ele não precisa ser lido e nem respondido no mesmo minuto.
11. Histórico
Se a conversa por e-mail for longa, pode preservar apenas as últimas três mensagens.
12. Respostas. Se a mensagem não precisa ser respondida, finalize o e-mail com “não é preciso responder”. Evite abusar da opção responder a todos. Quando possível, escreva no final da mensagem: “Por favor, respondam somente para mim.”
13. Anexos
Substitua os anexos por links sempre que enviar e-mails sempre que possível.
14. Saudações
Tenha cuidado com o tom do texto. “Prezado senhor” pode soar formal demais, enquanto “meu grande amigo” ou “minha querida” podem constranger o destinatário. Um simples “olá” atende bem na maioria das vezes. Para encerrar o e-mail use “atenciosamente”,“obrigado” ou “um abraço”. Por via das dúvidas evite encerrar seus e-mails com “beijos” ou “saudades”.
15. Seja sucinto
Evite escrever e-mails com mais de três parágrafos, já que, normalmente, textos longos não são lidos – ou causam irritação no destinatário. Se o assunto demanda muito texto, prefira telefonar ou conversar pessoalmente. Fique de olho na barra de rolagem lateral. Se ela for acionada é mau sinal.
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Maíra Amorim, do Globo.com