Sabiam que, em média, o profissional gasta cerca de 28% do seu tempo escrevendo e lendo e-mails? Para evitar que as mensagens acabem com a produtividade, um movimento internacional, surgido nos EUA, prega que todo e-mail tenha, no máximo, até cinco frases ou linhas. Será que dá certo?
O movimento se chama “Five Sentences“ ou “Cinco Linhas” e fornece, a quem quiser adotar a estratégia, uma assinatura para se incluir nos e-mails, que redireciona para o site http://five.sentenc.es/. Lá, quem recebe esse e-mail pode descobrir melhor de que se trata a ideia, criada pelo designer Mike Davidson, que acha que as pessoas perdem tempo demais respondendo as mensagens, o que acaba resultando em uma caixa de e-mail que está sempre “transbordando”. De acordo com um estudo feito pela McKinsey and Company, o trabalhador médio passa em torno de 28% do seu dia lendo e respondendo mensagens.
Por isso, Davidson sugere que os profissionais tratem e-mails como se fossem SMS, limitando o texto a cinco linhas –há também assinaturas disponíveis para quem não quiser escrever mais de quatro, três ou duas linhas. Não é coincidência o fato de o americano trabalhar no Twitter, onde é vice-presidente de design. Afinal, depois que alguém se acostuma a escrever e ler tudo em até 140 caracteres, fica mesmo difícil chegar ao fim de um e-mail longo.
E a ideia de Davidson encontra eco também no universo das start-ups, no qual os elevator pitchs estimulam que os empreendedores vendam suas ideias em poucos minutos –no tempo de uma viagem de elevador, o que dura, no máximo três minutos.
– O tempo, hoje, é escasso para todo mundo. Há uma overdose de informações e cada vez menos tempo para ler tudo. Para captar a atenção do outro, é preciso ir direto ao ponto –diz Victor Santos, sócio da Negocioteca, consultoria on-line para microempresários.
Santos não conhecia o movimento das “Cinco Linhas”, mas conta que, na empresa, coloca o método em prática:
– O assunto tem que ser bem objetivo, para a pessoa que recebe já saber se aquilo lhe interessa ou não.
Sergio Guimarães, autor do e-book “E-mail eficaz” e consultor da Academia do Tempo, empresa especializada em administração de tempo, produtividade e qualidade de vida, acha que reduzir o tamanho dos textos ajuda a minimizar o problema das “caixas transbordantes”, mas não resolve a questão:
– É claro que um e-mail curto, com até cinco linhas, contribui bastante para que o e-mail seja mais eficaz, mas o problema maior não é o volume de texto, mas a quantidade de e-mails que a gente envia e recebe todos os dias.
Consultor dá resposta já no assunto
Guimarães adota algumas táticas para tentar otimizar o uso de e-mails. A principal delas é responder ao destinatário já no campo do assunto.
– Mas tenho consciência que essa não é uma técnica muito utilizada e conhecida, por isso repito a resposta do assunto também no corpo do e-mail –diz o especialista em gestão de tempo e produtividade, que nunca recebeu uma resposta com esse mesmo estilo. –Mas ninguém nunca reclamou, então não acho que seja deselegante.
Empresa faz redução do ‘copiar’
Diretor de operações da empresa de software Alterdata, Sandro Parisi tinha uma média de acesso a e-mails mais alta do que a maioria. Graças a um software chamado Rescue Time, que controla o uso dos programas e aplicativos no computador, ele descobriu que gastava 33% do seu tempo mensal no e-mail. Surpreso com o resultado, resolveu implantar estratégias para reduzir esse percentual, algumas das quais foram extensivas a todos os 1.300 funcionários da companhia. Uma delas: não copiar colegas ou mesmo chefes só para que eles observem ou acompanhem.
– Na semana passada mesmo, fui copiado em uma troca de e-mails de um profissional do RH com uma empresa externa. Mas não havia necessidade: quero saber apenas da solução. Trabalhamos bastante com essa gestão do “copiar” e pedimos que os funcionários só coloquem em cópia outro profissional que realmente precisa dar alguma resposta –conta Parisi, que, desde que essa tática foi posta em prática, há cerca de um ano e meio, reduziu sua carga diária de e-mails de 200 para 90.
Para o consultor Sergio Guimarães, esse é um problema que afeta muitas empresas: o excesso de formalização.
– Muito e-mail que os funcionários trocam durante o dia é para formalizar aquilo que foi dito pessoalmente. O e-mail contribui para que os colaboradores não tenham mais a confiança do “vale o que foi dito” –diz Guimarães.
Há oito anos no Brasil, o holandês Mark Kwaks, chef executivo do Restaurante Frontera, acha que, por aqui, é maior a mania de falar tudo por e-mail.
– Mas tem coisas que devem ser conversadas cara a cara. Ou ao menos pelo telefone. O e-mail pode trazer muitas interpretações diferentes ao diálogo, e, quanto mais extenso, maior a probabilidade de haver confusões –diz Kwaks, acrescentando que, como fala português melhor do que escreve, tem ainda mais medo de ser mal interpretado. –Por isso, prefiro que o email seja apenas uma ponte para o assunto, e não o assunto na íntegra.
Reflexão para chegar a um meio termo
Leandra Soares, diretora de Planejamento da agência de marketing digital KI, que recebe de 70 a 120 e-mails diariamente, decidiu estipular horários para checar sua caixa postal e, assim, aumentar a produtividade.
– Tinha problema de procrastinação, e o e-mail me atrapalhava muito. Agora, só abro três vezes ao dia: às 10h, 14h e 17h. Depois que criei essas regras, a situação melhorou bastante –conta Leandra, que gosta muito da ideia de reduzir a comunicação via e-mail a cinco linhas, mas acha que não é necessário ser radical. –Esse movimento é bacana para nos convidar a pensar num meio termo. Porque vez ou outra será preciso escrever mais que cinco linhas, sim.