O maior desafio das organizações modernas tem sido a comunicação interna de qualidade, para a qual todos os funcionários devem estar dispostos a contribuir. Mas nem sempre é possível uma comunicação seja eficiente: o grande vilão, o sujeito indeterminado, aquele que ninguém sabe quem foi que enunciou, impede a qualidade do processo.
Muitas organizações criam em seus ambientes este clima do ‘disseram para fazer assim’, e acabam por permitir que ruídos e fofocas aconteçam. Esta falha na comunicação interna resulta em execução de tarefas erradas ou até mesmo de desligamentos sem fundamento. Não se pode deixar que o sujeito indeterminado tome conta do ambiente.
Há que se dar nome aos bois. Se alguém chegar a você e disser para fazer deste jeito, acredite, sim, somente se for seu chefe ou se naquele momento quem estiver no comando esteja assumindo o papel dele. O que acontece nas organizações hoje é que ninguém nunca disse nada. É sempre alguém quem diz, mas ninguém sabe quem foi.
Para evitar que esses ruídos aconteçam os procedimentos devem estar catalogados. Para que haja uma boa comunicação interna as reuniões devem ter uma pauta. Deve-se manter um registro do que nela foi discutido. A divulgação de uma notícia no quadro deve ter a assinatura de quem a escreveu. O que for falado também deve ser escrito. Se necessário, que se crie um diário de bordo, que registre as alterações ou ações tomadas em cada dia.
Reuniões periódicas para esclarecer dúvidas também são úteis. Não se deve deixar que no as coisas estejam apenas subentendidas. O sucesso de uma equipe depende da forma como se conduz a comunicação entre seus integrantes.
Os lingüistas que me perdoem, mas vamos dar um basta no Sujeito Indeterminado.
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Jornalista e analista de comunicação